Apostilla y traducción cumplen funciones distintas
La apostilla certifica la autenticidad formal de una firma pública para que el documento produzca efectos en otro Estado parte del convenio aplicable. La traducción traslada el contenido a otro idioma y se certifica por separado.
Tener uno de estos elementos no significa que el otro sea innecesario. El destinatario determina qué combinación requiere para evaluar el documento.
Documento extranjero que se usará en Colombia
El documento base expedido fuera de Colombia debe cumplir la apostilla o la cadena de legalización en el Estado de origen cuando la entidad receptora así lo exija. La guía vigente de la Cancillería recomienda que el original esté apostillado o legalizado antes de traducirlo.
Una traducción oficial elaborada en Colombia para surtir efectos dentro del país no se apostilla ni legaliza. Esto no elimina la obligación de presentar el documento base extranjero apostillado o legalizado desde su origen cuando corresponda.
- Verifica la autoridad competente en el país de origen.
- Incluye el documento base y su apostilla o legalización al cotizar.
- Confirma las condiciones de la entidad colombiana receptora.
Traducción colombiana que se usará en el exterior
El artículo 6 de la Resolución 1959 de 2020 exige efectuar el reconocimiento o la autenticación de la firma del traductor oficial ante notario antes de solicitar la apostilla o legalización del documento que contiene la traducción.
La Cancillería apostilla o legaliza la firma del notario por su función pública. No apostilla directamente la firma del traductor ni certifica el contenido de la traducción. La Resolución 7943 de 2022 modificó otros requisitos del marco vigente de la Resolución 1959.
La entidad receptora conserva la última palabra
El país y la entidad donde se presentará el expediente pueden pedir documentos base, traducciones o formalidades adicionales. Reúne sus instrucciones, identifica el sentido del trámite y comparte todo el conjunto antes de cotizar.
Lista de verificación
Antes de avanzar
- País donde se emitió y país donde se presentará
- Confirmación de que el documento requiere apostilla
- Indicación sobre si la apostilla debe traducirse
- Documento y constancias completas para cotizar
Fuentes oficiales consultadas
- Requisitos de apostilla y legalización — Cancillería de Colombia
- Resolución 1959 de 2020 — Ministerio de Relaciones Exteriores
- Resolución 7943 de 2022 — Ministerio de Relaciones Exteriores
Este contenido es orientación general y no constituye asesoría legal ni reemplaza la confirmación de la autoridad o entidad receptora.